随着rfp变得更加耗时和复杂，旅游经理对签下两年的酒店合同越来越感兴趣。
全球商务旅行协会(GBTA)最近修改了其住宿RFP模板，以反映“买家正在使用和考虑的旅行项目的住宿解决方案”的变化，其中一个关键的更新是包括多年的价格。
CWT Solutions Group亚太区董事Elis Kodra发现，欧洲市场的两年期合同趋势越来越明显，截至今年3月，欧洲较长期合同占合同总量的65%。
他指出，CWT Solutions在2016年首次取消了与欧洲客户签订的一年酒店合同，现在“我们争取的每一项新业务都包括两年的合同管理期限”。
在其他采购类别中，两年以上的合同很常见，但一段时间以来，一年期合同一直是住宿安排的标准。延长合同的主要动机是避免每年重复酒店RFP过程中所花费的大量时间和精力。
Kodra解释说，广泛使用的GBTA pro-forma RFP有700多个问题，尽管不是所有的问题都在所有投标中使用，但它往往对买方和供应商都是一种负担。他说，这个艰难的过程通常从6月或7月开始，很容易就会拖到12月底，然后在此基础上再花上3个月的时间来进行评级和审计。
Ari Foo，凯悦酒店全球销售总监他证实，RFP流程对酒店来说同样繁重。即使使用预填充RFP数据的Lanyon系统，考虑到内部会议、初始提交、多轮谈判和其他要求，酒店的响应每个响应可能需要25小时左右，端到端流程最长需要6个月。
他指出:“长期的承诺基本上办公用品清单会把工作削减一半。”
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菲利普斯(Jenny Phillips)表示，简化采购流程是全球工程公司奥睿康(Aurecon)改变酒店合同的主要动机。“这是时间和资源的问题，”她说。她解释说:“在过去，做rfp是一件有点乏味的事情，我们觉得我们一完成项目并启动它，就必须开始为下一年做准备工作。”
菲利普斯说，奥睿康要求所有的RFP受访者提供2019年和2020年的价格，95%的酒店能够提供两年的价格，第二年只有小幅增长。
她补充说，与正常的RFP流程相比，寻找两年的合同并不比RFP流程更耗时或复杂，而且奥睿康现在对项目中90%以上的房产都有两年的合同。
雅高太平洋高级副总裁Renae Trimble也指出，当RFP招标是一个广泛的全球过程时，延长合同的效率更高，这将减少客户和酒店的时间和精力。“这使得客户和酒店能够专注于提供合作关系所需的结果。”
CWT的Kodra表示:“通过两年的协议，我们能够显著提高酒店采购流程的效率。”“一旦你降低了利率，你就不必在第二年重返市场——除非市场状况发生了重大变化。”
Kodra鼓励客户重新部署节省下来的时间和精力，避免在第二年进行采购工作，以进行程序管理和开发。“我们向客户表明，采购只是项目的一部分:真正的价值在于项目的持续管理，这在人们花9个月时间在rfp上之前从未发生过。
“现在，我们可以监控公司房价的使用频率，我们可以测量‘寮屋率’(来自非首选供应商的历史内容)和未经授权使用二手房类型。”监控过程或程序优化可以带来真正的节省，从客户的花费
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中减少3%到6%的额外成本。总部位于墨尔本的Phillips公司希望有更多的时间来进行程序维护和微调。与此同时，她认为目前的合同将提供足够的灵活性，以应对奥瑞康旅游模式在第二年的任何变化。
尽管凯悦酒店迄今对亚太地区为期两年的签约没有多大兴趣，但Foo承认，“酒店经营者知道有业务锁定在两年之内”是有好处的。不过，他解释说，对于希望出售房产的业主来说，两年的合约对未来的运营商来说可能是一个难题。
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市场状况也会影响酒店对两年合约的胃口。他表示:“在高需求市场，客户希望房价保持统一，酒店可能不愿这么做，因为他们相信，明年房价可能会大幅上涨。”但如果有新的供应进入市场，酒店可能会欢迎两年的期限，“因为他们意识到，新酒店可能在追逐业务方面相当积极”。
根据Foo，体积是另一个因素。当酒店专注于提高收益时，固定利率下的大批量销售会对酒店的收入管理产生负面影响，特别是在固定利率项目的第二年，可能会阻碍酒店签订两年的合同。
尽管成本和效率可能是推动两年合约的关键因素，但Kodra认为，真正的好处在于，从长期采购转向在买家和供应商之间建立更牢固的关系。他解释称:“我们看到，客户不再花那么多时间管理交易方面的事务，而是投资于发展与供应商之间更具战略性、持续性的关系。”
这些关系需要双方的灵活性。例如，在双方都不愿为第二年锁定具体利率的情况下，安排一次合同中期审
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查可能更为实际，考察市场状况、交易量和可用性。凯悦的Foo承认，房价的不确定性可能是一些酒店的一个障碍，许多酒店要么在第二年提高房价，要电地暖厂家么同意在第一年年底进行审核。
同样，雅高的特林布尔认识到合同中期审查的好处，“以确保协议对客户和酒店都有效”。
对于CWT的Kodra来说，两年合约没有任何负面影响，而且数据似乎也支持这一观点:“我们的一些最大客户已将合约转换为两年合约。目前在亚太地区，我们有100%的续签(酒店招标)两年的协议。从供应商方面来看，2018年，我们从全球连锁店获得了82%的认购率。”
此外，Kodra还没有遇到一个客户希望恢复一年的合同。
当然，两年的合同并不总是一个选择;例如，酒店不愿意承诺这样的协议。波动性较大的市场或货币特别不稳定的市场，可能也不是两年的好选择。
Kodra说，企业不仅应该考虑合同的长度，还应该更广泛地考虑酒店采购策略。“从更具战略性的角度来看，你不需要在没有购买力的地方签约酒店。经验法则是把重点放在有400多个房间的城市。如果低于这个标准，你最好使用你的TMC的内容和费率，前提是它们具有竞争力，并且有足够的覆盖率。”
